Zásady ochrany osobních údajů

Platné a účinné od 23. 10. 2026

1. Kdo jsme

Jsme JIC, zájmové sdružení právnických osob, IČO: 711 80 478, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, zapsané ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl L, vložka 19606 („JIC“ nebo „my“). Provozujeme herní hub Gamebaze a web gamebaze.cz a jsme správcem tvých osobních údajů, které zpracováváme v souvislosti s webem a s tvou účastí na akcích a programech Gamebaze.

Tady se dozvíš, jaké osobní údaje o tobě zpracováváme, k čemu je potřebujeme, co nás k tomu opravňuje a jak dlouho je uchováváme. Najdeš tu také, kdo k nim může mít přístup a jaká máš práva. S čímkoli se na nás můžeš obrátit e-mailem na hello@kumstbrno.cz.

Gamebaze sídlí v kreativním hubu KUMST (Údolní 495/19, Brno), který také provozuje JIC. Zpracování spojené s pobytem v budově KUMST (přístup do budovy, kamerový systém) popisují zásady zpracování osobních údajů KUMST.

2. Jaké údaje o tobě můžeme zpracovávat

Konkrétní rozsah závisí na tom, jak a proč jsme od tebe údaje získali. Jde o tyto kategorie:

identifikační údaje – jméno, příjmení, případně IČO;
kontaktní údaje – e-mail, telefon;
údaje o studiu nebo firmě – název studia nebo firmy, název týmu;
fakturační údaje – název, sídlo, IČO, DIČ, fakturační adresa;
údaje o přihlášce a smlouvě – název a termín akce nebo programu, datum přihlášky, cena, stav přihlášky, storno;
údaje o platbě – identifikátor platby, částka, způsob a stav platby; čísla platebních karet nezpracováváme, ty zadáváš přímo do platební brány Comgate;
údaje o tvém projektu a tvorbě – odpovědi z dotazníku k programu _course (stav projektu, plány, potřeby, odkazy na předchozí hry);
technické údaje – IP adresa, stránka, ze které jsi formulář odeslal/a, kampaňové parametry odkazu (UTM), údaje o používání webu z analytických nástrojů;
fotografie a záznamy – fotografie a videa pořízené na akcích Gamebaze.

3. Kdy a jak tvé údaje zpracováváme

Návštěva webu a cookies

Web si v tvém prohlížeči ukládá jen to nezbytné: tvou volbu v cookie liště a rozepsané odpovědi v dotazníku k _course (ty se po odeslání smažou). Analytické cookies Google Analytics používáme jen s tvým souhlasem. Bez souhlasu může Google Analytics v režimu Consent Mode přijímat pouze anonymní signály bez cookies. Marketingové cookies web v současnosti nepoužívá. Souhlas můžeš kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu nebo v nastavení prohlížeče.

Účel: Fungování webu a formulářů (nezbytné úložiště)
Údaje: Technické údaje, tvá volba cookies, rozepsaný dotazník
Právní základ: Oprávněný zájem na fungování webu
Doba uchování: Dokud údaje v prohlížeči nesmažeš; rozepsaný dotazník do jeho odeslání

Účel: Statistiky návštěvnosti, abychom věděli, co na webu funguje (analytické cookies)
Údaje: Technické údaje, údaje o používání webu
Právní základ: Souhlas
Doba uchování: Do odvolání souhlasu, v Google Analytics nejdéle 14 měsíců

Účel: Ochrana webu před zneužitím (omezení počtu odeslaných formulářů, provozní záznamy serveru)
Údaje: IP adresa, technické údaje
Právní základ: Oprávněný zájem na bezpečnosti webu
Doba uchování: Po dobu nezbytně nutnou pro zajištění bezpečnosti

Přihláška na akci

Na akce Gamebaze se přihlašuješ formulářem u detailu akce. Přihláška se uloží v systému webu a předá se do CRM systému JIC, ze kterého ti přijde potvrzovací e-mail s odkazem na storno. U placené akce tě web přesměruje na platební bránu Comgate.

Účel: Vyřízení přihlášky, zajištění účasti na akci, storno a související komunikace
Údaje: Identifikační a kontaktní údaje, údaje o studiu nebo firmě, údaje o přihlášce a smlouvě, technické údaje (zdrojová stránka, UTM), u placené akce údaje o platbě a fakturační údaje
Právní základ: Nezbytnost pro plnění smlouvy
Doba uchování: Do 1 měsíce od skončení akce; za jinými účely (zejména k plnění zákonných povinností a ochraně našich práv) můžeme údaje uchovávat déle

Účel: Plnění zákonných povinností u placených akcí a programů (účetnictví, daně, kontrola hospodaření s veřejnými prostředky)
Údaje: Identifikační a fakturační údaje, údaje o smlouvě a platbě
Právní základ: Nezbytnost pro splnění právních povinností
Doba uchování: Po dobu stanovenou příslušnými zákony

Údaje v přihlášce poskytuješ dobrovolně, bez jména, příjmení a e-mailu ale přihlášku vyřídit nemůžeme. Přihláška na akci tě sama o sobě k odběru novinek nepřihlašuje.

Platby

Platby za placené akce a programy zpracovává platební brána společnosti Comgate, a.s., IČO: 279 24 505, se sídlem Gočárova třída 1754/48b, 500 02 Hradec Králové. Údaje o platební kartě zadáváš přímo na stránce Comgate a my k nim nemáme přístup. Od Comgate dostáváme jen informaci o výsledku platby (identifikátor, částka, stav). Comgate zpracovává tvé údaje také jako samostatný správce podle svých zásad ochrany osobních údajů.

Dotazník a účast v programu _course

Před přihlášením do programu _course vyplňuješ dotazník, abychom poznali tebe, tvůj tým a projekt. Pokud tě do programu přijmeme, pošleme ti potvrzení účasti s pokyny k platbě.

Účel: Posouzení přihlášky do programu a komunikace před uzavřením smlouvy
Údaje: Identifikační a kontaktní údaje, údaje o týmu, údaje o tvém projektu a tvorbě
Právní základ: Nezbytnost pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na tvou žádost
Doba uchování: Do 3 let od odeslání dotazníku

Účel: Účast v programu, organizace setkání a související komunikace (e-mailem a na Discordu Gamebaze)
Údaje: Identifikační a kontaktní údaje, údaje o týmu a projektu, údaje o smlouvě a platbě
Právní základ: Nezbytnost pro plnění smlouvy
Doba uchování: Do 1 měsíce od skončení programu; za jinými účely (zejména k plnění zákonných povinností) můžeme údaje uchovávat déle

Přihlašuješ-li se za tým, informuj ostatní členy týmu o tom, že nám jejich údaje předáváš, a o těchto zásadách.

Ostatní programy (_cowork, _incubator, _flash)

Přihlášky do programů _cowork a _incubator probíhají přes Google Formuláře, rezervace konzultací _flash přes rezervační systém Microsoft Bookings nebo e-mailem. Údaje z nich zpracováváme stejně jako u dotazníku k _course: k posouzení zájmu a před uzavřením smlouvy (do 3 let od odeslání), po uzavření smlouvy k jejímu plnění.

Odběr novinek

K odběru novinek Gamebaze se přihlásíš zadáním e-mailu a souhlasem ve formuláři na webu.

Účel: Zasílání novinek o akcích a programech Gamebaze a JIC
Údaje: E-mail, technické údaje (zdrojová stránka, UTM)
Právní základ: Souhlas se zpracováním osobních údajů a zasíláním obchodních sdělení
Doba uchování: Do odvolání souhlasu

Souhlas můžeš kdykoli odvolat odkazem v každém zaslaném e-mailu nebo zprávou na hello@kumstbrno.cz.

Fotografie a videa z akcí

Na akcích Gamebaze fotíme a natáčíme pro dokumentaci a propagaci Gamebaze a JIC (web, sociální sítě, výroční zprávy). O pořizování záznamů tě informujeme u akce nebo na místě.

Účel: Dokumentace a propagace akcí
Údaje: Fotografie a audiovizuální záznamy
Právní základ: Oprávněný zájem na dokumentaci a propagaci naší činnosti
Doba uchování: Po dobu, po kterou jsou záznamy využívány k dokumentaci a propagaci

Pokud si nepřeješ být na záznamu, dej vědět fotografovi nebo pořadateli, případně nám později napiš a záznam s tebou z veřejných kanálů odstraníme.

Dotazy a komunikace

Účel: Odpověď na tvůj dotaz (e-mailem, na Discordu nebo na sociálních sítích)
Údaje: Kontaktní údaje a obsah komunikace
Právní základ: Oprávněný zájem na zodpovězení dotazu
Doba uchování: Do 1 roku od poslední komunikace k danému dotazu

Ochrana našich práv

Účel: Ochrana našich práv a zájmů, zejména při řešení sporů ze smluv
Údaje: Informace získané v rámci spolupráce s tebou
Právní základ: Oprávněný zájem na ochraně našich práv
Doba uchování: Po dobu promlčecích lhůt, standardně do 10 let od skončení spolupráce, v případě sporu do 10 let od jeho skončení

4. Kdo může mít k tvým údajům přístup

Tvé údaje mohou podle okolností zpracovávat naši dodavatelé a další osoby. Dodavatelé se mohou v čase měnit; aktuální seznam si můžeš kdykoli vyžádat. Jde zejména o:

poskytovatele hostingu a provozu webu a jeho databáze (Railway);
poskytovatele CRM systému JIC a cloudových služeb (Microsoft – Dynamics 365, Azure);
poskytovatele analytických nástrojů a formulářů (Google – Google Analytics, Google Formuláře);
provozovatele platební brány (Comgate, a.s.) a banky;
provozovatele komunitní platformy Discord, pokud se do komunity Gamebaze zapojíš;
osoby zajišťující rozesílání e-mailů a newsletteru;
mentory, řečníky a spoluorganizátory akcí a programů, se kterými akce realizujeme (jen v rozsahu nutném pro jejich účast);
externí účetní, auditory a právní a daňové poradce vázané povinností mlčenlivosti;
zřizovatele JIC, kteří mohou kontrolovat jeho činnost, a orgány veřejné moci, kterým musíme údaje zpřístupnit (např. kontrola využití veřejných prostředků, finanční úřad).

Někteří dodavatelé (např. Google, Microsoft, Railway, Discord) mohou údaje zpracovávat i mimo Evropskou unii. V takovém případě je předání zajištěno vhodnými zárukami, zejména rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardními smluvními doložkami.

Automatizované rozhodování, které by pro tebe mělo právní účinky, neprovádíme.

5. Jaká máš práva a jak je uplatnit

Svá práva můžeš uplatnit jakkoli, nejrychleji e-mailem na hello@kumstbrno.cz. Musí být jen možné ověřit, že žádost skutečně podáváš ty. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce.

Odvolání souhlasu – souhlas (newsletter, analytické cookies) můžeš kdykoli odvolat; zpracování do odvolání tím není dotčeno.
Přístup – máš právo vědět, jaké údaje o tobě zpracováváme, k čemu, jak dlouho a komu je zpřístupňujeme, a získat jejich kopii. První kopie je zdarma.
Oprava – pokud jsou tvé údaje nepřesné nebo neúplné, opravíme je nebo doplníme.
Výmaz – údaje smažeme, pokud už je nepotřebujeme, zpracováváme je protiprávně, odvoláš souhlas nebo vzneseš oprávněnou námitku. Pokud nám jejich uchování ukládá zákon, smazat je nemůžeme a řekneme ti proč.
Omezení zpracování – po dobu ověření přesnosti údajů nebo posouzení námitky, případně pokud si místo výmazu přeješ údaje jen uchovat.
Námitka – proti zpracování na základě oprávněného zájmu (např. fotografie z akcí, statistiky, ochrana práv) a proti přímému marketingu. Pokud je námitka oprávněná, se zpracováním přestaneme.
Přenositelnost – údaje zpracovávané automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy ti předáme ve strojově čitelném formátu, případně jinému správci.
Stížnost – pokud si myslíš, že porušujeme tvá práva, můžeš podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).

Související dokument: obchodní podmínky Gamebaze.